Es ist kein leichter Weg, auf den sich die Stadt Brandis begeben hat. Im Jahr 2014 hatte sie sich im Wettbewerb mit anderen Kommunen durchgesetzt und war als Innovationskommune des Freistaates bis 2016 ausgewählt worden. Als Innovationskommune erhält die Stadt vom Sächsischen Ministerium des Innern (SMI) ein Budget zur Umsetzung von innovativen Ansätzen der Verwaltungsmodernisierung, jedoch mit der Auflage, auf andere sächsische Kommunen übertragbare Projekte durchzuführen. Darüber hinaus haben sich Bürgermeister Arno Jesse und sein Team selbst zur Auflage gemacht, nicht nur die „klassischen“ Modernisierungsprojekte umzusetzen, sondern auch neue Wege zu gehen.

Am Anfang des Projekts stand die Überarbeitung der Webseite der Stadtverwaltung auf dem Plan. – Eine übliche und, so mag man denken, nicht sehr innovative Aufgabe. Eine Webseite stellt heute das absolute Minimum der Präsenz einer öffentlichen Verwaltung im Internet dar. Für viele Kommunen bedeutet eine Webseite heute noch fast ausschließlich eine Kommunikation hin zum Bürger, indem diesem dort Informationen bereitgestellt werden. Als Rückkanal kommt allenfalls ein Kontakt-Formular oder die Angabe von E-Mail-Adressen zum Einsatz. Nicht so in der Kommune aus dem Landkreis Leipzig. Die Bedeutung der Webseite für Brandis erschließt sich bereits durch die starke Orientierung an Bürgern und Wirtschaft. Noch spannender wird es, wenn man die weiteren Projekte der Innovationskommune in den Blick nimmt: Angefangen beim Ratsinformationssystem über das Prozessmanagement, das Beteiligungsportal des Freistaates bis zur Bürger-App werden zukünftig verschiedenste Informationen und Werkzeuge über die Webseite gebündelt und zusammengehalten.

Ratsinformationssystem bringt Bürger und Verwaltungsentscheidungen näher zusammen

Das Ratsinformationssystem der Stadtverwaltung bringt zunächst einmal Vereinfachung der Verwaltungsvorgänge und eine Reduktion von Papier- und Druckkosten. Dies gelingt durch die Umstellung auf ausschließlich digitale Dokumente, nicht nur in der Verwaltung selbst, sondern auch auf Seiten der Rats- und Ausschussmitglieder. Alle Dokumente und Informationen kommen auf elektronischem Wege bei den jeweiligen Personen an, in den Sitzungen werden Tablets und andere Mobilgeräte verwendet, um mit den Unterlagen zu arbeiten. Massenhafte Ausdrucke, wie es noch bis zu Beginn dieses Jahres der Fall war, sind nicht mehr notwendig.

Damit jedoch nicht genug: Über die Integration des Ratsinformationssystems in die neue Webseite stehen alle Informationen der öffentlichen Sitzungen auch den Bürgerinnen und Bürgern zur Verfügung und können auch in anderen Kontexten freigegeben und auf sie verwiesen werden. Mit diesem Werkzeug entsteht mehr Offenheit und Transparenz. „Der Verwaltung und vor allem auch dem Stadtrat ist es wichtig, die Brandiser Bürgerinnen und Bürger aktiv einzubeziehen in politische Entscheidungen. Wir haben großes Potenzial, das sollten wir nutzen.“ so Bürgermeister Jesse.

Werkzeuge zur Bürgerbeteiligung

Mehr Bürgerbeteiligung und Interaktion soll auch mit weiteren technischen Neuerungen erreicht werden. Auf dem neu entwickelte Beteiligungsportal des Freistaates können Brandiser Bürgerinnen und Bürger ihre Meinungen, Ideen und Wünsche für verschiedentse Themen in Brandis kundtun. Das Portal bildet, eingebunden in die Webseite der Stadt, einen zentralen Einstieg für verschiedenste Beteiligungen, weitere Einsätze sind bereits geplant, so dass das Werkzeug bald in der Bevölkerung etabliert sein dürfte.

Das Beteiligungsportal ist eine der sogenannten Basiskomponenten, die der Freistaat bereitstellt, um die Modernisierung der sächsischen Verwaltungen voranzutreiben. Eine weitere ist die Prozessplattform des Landes, auf die alle staatlichen Einrichtungen zugreifen können und mit der die Arbeitsabläufe der jeweiligen Verwaltung erfasst, beschrieben und verbessert werden können. Auch dies ist ein Aspekt der eine große Rolle spielt: Zunächst werden alle in der Kommune durchgeführten Geschäftsprozesse identifiziert und in weiteren Schritten ausgewählte Prozesse detailliert untersucht und optimiert. Prozessmanagement dient dabei als vielfältiges Werkzeug, das sowohl für die Qualitätssicherung und den Wissenserhalt in der Behörde verwendet werden kann, als auch zum Beispiel zur Begleitung von Softwareprojekten. So wurden auch im Zuge der Einführung des Ratsinformationssystems alle relevanten Arbeitsabläufe detailliert betrachtet und ein optimaler Weg zum Einsatz der neuen Software ermittelt. Insbesondere über viele Jahre bekannte und etablierte Prozesse bieten häufig größeres Optimierungspotenzial. Zum Einsatz bei Darstellung und Analyse kommt die verbreitete PICTURE-Methode, die sich durch eine auf die Verwaltung zugeschnittene Darstellungsweise auszeichnet und besonders für ihre verständlichen Modelle bekannt ist. Die Betrachtung bringt dabei den Vorteil mit sich, dass eingeschliffene Vorgehensweisen überdacht und bei Bedarf angepasst werden. So wurden bei der Einführung des Ratsinformationssystems Medienbrüche identifiziert und abgeschafft. Die Sitzungsvorbereitung wurde deutlich beschleunigt und ist heute um ein Vielfaches weniger fehleranfällig. Robert Kröber, Hauptamtsleiter der Stadtverwaltung Brandis, sieht im Prozessmanagement auch ein wichtiges Werkzeug, um mehr Klarheit in die Vorgänge zu bekommen, Zuständigkeiten eindeutiger zu regeln und vor allem Vertretungen zu organisieren: „Dort, wo Geschäftsprozesse dokumentiert sind, fällt es uns deutlich leichter, im Krankheitsfall die Prozesse weiterhin durchführen zu können. Das kommt den Brandiser Bürgerinnen und Bürgern direkt zugute.“

Modernes Arbeiten in der Stadtverwaltung für mehr Kundenzufriedenheit

Ein weiteres Thema, bei dem Robert Kröber klar auf den Einsatz von Prozessmanagement setzt, ist die Einführung der elektronischen Akte in der Verwaltung. Wie in vielen anderen Kommunen aller Größenklassen auch, spielt in Brandis die Papierakte noch immer eine wichtige Rolle. „Was seit Generationen funktioniert ist nicht von heute auf morgen schlecht geworden, aber mit der elektronischen Akte haben wir ganz neue Möglichkeiten“, so Kröber, der als Vorteile unter anderem eine einheitliche Ablagestruktur und paralleles Arbeiten aufzählt. Gleichzeitig ist allen Mitarbeitern der Verwaltung bewusst, dass es einen Kraftakt braucht, um eine solche Umstellung erfolgreich durchzuführen. Erfahrungsgemäß dauert eine solche Einführung mehrere Jahre. Brandis nutzt die Chance, die es durch die Innovationskommune bekommen hat, um eine solide Basis zu schaffen und möchte den Schwung aus den verschiedenen Projekten auch über das Ende des Förderzeitraums hinaus fortführen.

Neben der elektronischen Akte, die langfristig für die gesamte Verwaltung eingeführt werden soll, ist auch der Einsatz verschiedener Fachverfahren geplant, die in einzelnen Bereichen die Arbeit verbessern sollen: Elektronisches Melderegister, Online-Gewerbebeantragung, -Kita-Anmeldung und Baumkataster sind hier Stichworte. Zum Teil wird auf am Markt etablierte Systeme gesetzt, zum Teil jedoch auch auf speziell entwickelte Software. Medienbrüche werden reduziert, die Verfahren transparenter gemacht und beschleunigt.

Und auch an weiteren Stellen ist es für den Bürger einfachergeworden: Die Brandiser können ihre Verwaltung über die 115 erreichen, Deutschlands einheitliche Behördenrufnummer. Hier können viele der Anfragen bereits nach kurzer Zeit professionell und zufriedenstellend beantwortet werden. Die Verwaltung wird dabei entlastet, der Bürger erhält seine Informationen zielgerichteter und schneller, als es bisher möglich ist. Brandis setzt dabei auf eine Kooperation mit Leipzig, wo die 115 bereits in Betrieb genommen wurde. Das dortige Servicecenter nimmt die Brandiser Anrufe entgegen und kann einen Großteil bereits beantworten. Komplexere Fragestellungen werden dann an die Stadtverwaltung weitergeleitet oder direkt ein Termin vereinbart. Für die Stadtverwaltung bedeutet das vor allem weniger Unterbrechungen und einen qualitativ hochwertigere Arbeitsatmosphäre. Für die Bürgerinnen und Bürger bringt die 115 mehr Klarheit und vor allem in vielen Fällen schnellere Antworten. Ergänzt wird das Angebot durch die Einbindung von Amt 24 in die Webseite der Stadt. Über die dort hinterlegten Informationen stehen schnell und einheitlich wichtige Grundinformation für Verwaltungsdienstleistungen wie Hundesteuer, An- und Abmeldung, Passangelegenheiten und selbst seltene Verfahren wie die Anmeldung einer Straußwirtschaft zur Verfügung.

Mobile Zugänge für Bürger und Touristen

Selbstverständlich bringt das breite Angebot von Online-Diensten auch den Bedarf einer verbesserten Infrastruktur auf: Online-Dienste sollen möglichst einfach und schnell verfügbar sein und auch fremde Angebote wie die Neuigkeiten aus der Region, die Wettervorhersage oder Sportergebnisse sind den Bürgerinnen und Bürgern wichtig. Aus diesem Grund wurden bereits zwei freie WLAN-Hotspots auf dem Markt in Brandis sowie am Bahnhof in Beucha eingerichtet, die von Bürgerinnen und Bürgern genutzt werden können, aber selbstverständlich auch Touristen zur Verfügung stehen, die dann direkt vor Ort Informationen über die Brandiser Sehenswürdigkeiten erhalten können.

Noch einmal interessanter wird das Angebot durch eine App, die sowohl die Online-Dienste der Stadtverwaltung stärker anbieten, als auch die Bürger einbezieht. Mit der Brandis-App können Schäden, Müllablagerungen und ähnliches komfortabel per Mobiltelefon gemeldet werden. Die Verwaltung erhält so schneller Bescheid und kann angemessene Maßnahmen einleiten. Der Bürger erhält auf Wunsch eine Rückmeldung über den Bearbeitungsstand und die Erledigung. Ergänzt wird die App in der ersten Ausbaustufe durch einen Veranstaltungskalender sowie aktuelle Meldungen aus der Stadt und der Region.

Innovative Bürgerprojekte

Die Innovationskommune soll keine reine Verwaltungsangelegenheit bleiben, da sind sich alle Beteiligten einig. Brandis machte ernst und rief zu einem Projektideenwettbewerb auf: Aus sieben spannenden Projektideen wurden zunächst drei ausgewählt, um von der Innovationskommune unterstützt zu werden: So soll die Funktion des Stadtschreibers, der über viele Jahre in Brandis hervorragende Arbeit geleistet hat, ins Internet gebracht und von mehr Schultern übernommen werden. Ein Team von Brandisern wird sich zukünftig um Dokumentation und Erhalt der Stadtchronik kümmern. In einem weiteren Projekt wurde unter dem Titel „Expedition Brandis. Stadt.PlanSpiel.“ ein interaktives Erlebnis geschaffen, bei dem Kinder die Geschichte der Stadt in Form einer modernen Schnitzeljagd erfahren können - per Smartphone oder mit Begleitheft, Karte und Stift. Das Material bekommt man u.a. im Rathaus.

Das gesamte Projekt Innovationskommune steht unter der Perspektive, dass es viele Chancen gibt. Und die sollen genutzt werden. Allen Beteiligten ist klar, dass nicht zwangsläufig jedes Teilprojekt ein voller Erfolg werden wird. Jesse sieht sich und sein Team als Vorreiter: „Der Freistaat bietet uns die Möglichkeit, in kurzer Zeit Dinge auszuprobieren, die wir sonst nur über viele Jahre hinweg angehen könnten und von denen einige vielleicht nie realisiert würden. Wir lernen dabei aber nicht nur für uns, sondern auch für alle anderen Kommunen in Sachsen.“ Übertragbarkeit wurde daher in allen Projekten der Innovationskommune groß geschrieben. Es war Auflage und Anspruch an die Innovationskommune, die Projekte derart zu gestalten, dass auch andere Kommunen davon profitieren können. Regelmäßigen Austausch gibt es auch nach dem Ende des Projektes im darin ebenfalls gegründeten Innovationsnetzwerk. An diesem nehmen alle Finalisten des Innovationskommunen-Wettbewerbs teil, bringen ihre Ideen ein und entwickeln sich und die Verwaltungslandschaft in Sachsen gemeinsam weiter. Im Staatsministerium des Innern sieht man dies besonders gern: „Es ist wunderbar zu sehen, welche Ideen aus den Kommunen kommen. Im Netzwerk herrscht eine äußerst konstruktive Atmosphäre, alle wollen die Dinge anpacken und uns weiter voranbringen.“ Insbesondere das E-Government-Gesetz steht im Fokus des Netzwerks, aber auch viele weitere Ideen werden angestoßen und neue Kooperationen entstehen.

Landes- und sogar bundesweit findet die Innovationskommune viel Beachtung. Der zuständige sächsische Staatsminister des Innern, Markus Ulbig, war schon zu Besuch und regelmäßig kommen Anfragen von Kommunen aus dem gesamten Bundesgebiet.

http://www.staatsmodernisierung.sachsen.de/1099.html